Case Study
Oto jak Cudotwórnia Events zaoszczędziła ponad 40 godzin miesięcznie dzięki Notion
O kliencie
Cudotwórnia Events to zespół 10 pracowników i ponad 100 animatorów, których pasją jest organizowanie niezapomnianych wydarzeń dla firm. Na obszarze całej Polski tworzą gry miejskie i terenowe, innowacyjne integracje online oraz efektowne eventy promocyjne. Cudotwórnia dostarczała wyjątkowe doświadczenia eventowe takim markom jak SEAT, PwC, czy Action.
Wyzwanie
Michał zgłosił się do mnie z trzema kluczowymi potrzebami.
1. Zastąpienie obecnego systemu CRM na Notion w celu obsługi zapytań sprzedażowych.
2. Przeniesienie obsługi zgłoszeń animatorów na wydarzenia z Excela do Notion.
3. Połączenie zgłoszeń na wydarzenia z automatycznym obliczaniem wypłat dla pracowników.
Podczas rozmowy, doszliśmy do wniosku, że te trzy pierwotne potrzeby to tylko wierzchołek góry lodowej. Zdecydowaliśmy się poszerzyć zakres naszej współpracy o:
zarządzanie całym budżetem spółki,
precyzyjne liczenie marżowości projektów,
skuteczne zarządzanie codziennymi zadaniami,
integracje z dodatkowymi narzędziami.
Potrzeby
"Od LAT (serio) szukaliśmy narzędzia, które sprawnie pozwoli zarządzać projektami, budżetem, będzie się integrowało z wieloma narzędziami innymi, pozwoli na dalece idące dostosowanie do naszej specyfiki, a które nie będzie wymagało stworzenia w firmie eventowej działu IT. I tak z polecenia trafiliśmy na Bartka i Notion!"
Michał Kucharski
Proces
1. Pierwsza konsultacja
Podczas pierwszej,wstępnej konsultacji zgłębiliśmy potrzeby i cele związane z wdrożeniem Notion. Michał podzielił się ze mną tym, jak do tej pory działali, co chcieliby zmienić i dlaczego.
Następnie opowiedziałem, jak można to zaimplementować do Notion, jakie widzę wyzwania i jak można je obejść.
2. Druga konsultacja
Na drugiej konsultacji skupiliśmy się na szczegółowej analizie struktury danych, połączeń między nimi i ostatecznych widoków planowanych do umieszczenia w Notion. Po pełnym zebraniu istotnych informacji ustaliliśmy harmonogram dostarczenia pierwszej wersji produktu.
3. Pierwsza wersja systemu
W zaledwie tydzień po drugiej konsultacji powstała pierwsza, funkcjonalna wersja produktu. Na tym etapie odbywa się jej prezentacja, czyli przejście krok po kroku przez każdy element systemu. Równolegle zbierane są wszelkie dodatkowe informacje, feedback i funkcjonalności.
4. Iteracje
Po każdym, cotygodniowym feedbacku:
dodawałem nowe funkcjonalności,
konfigurowałem nowe widoki,
eliminowałem wszelkie błędy,
tworzyłem integracje z osobnymi narzędziami.
5. Wdrożenie Notion
W momencie, kiedy system był gotowy, cała firma mogła przenieść się ze swoich dotychczasowych narzędzi na Notion. W celu płynnego przejścia zostały dostarczone dodatkowe materiały i instrukcje. Przez cały okres wdrożenia byłem dostępny do pomocy dla całej ekipy na wspólnym komunikatorze (Slack).
6. Obsługa utrzymaniowa
Ostatni etap polega na bieżącym wsparciu, czyli informowaniu o nowych funkcjonalnościach Notion, dodawaniu nowych widoków oraz odpowiadaniu na pojawiające się pytania.
Współpraca
Na początku opisaliśmy Bartkowi, czego chcemy z prostym pytaniem "Da się?". Liczyliśmy się z tym, że wybrane narzędzie (oprócz Notion rozważaliśmy inne) spełni nasze oczekiwania w 80%. Myliliśmy się. Bartek zaczarował tak Notion, że wyrobił za 150% normy. Z każdym spotkaniem Bartek lepiej rozumiał, jak działamy i wychodził z pomysłami na usprawnienia (które nawet nam się nie śniły).
Michał Kucharski
Sposoby wykorzystania Notion
CRM
Dedykowane widoki systemu CRM w Notion służą do zarządzania zapytaniami sprzedażowymi. Elastyczność Notion pozwala wizualizować wydarzenia w formie tabeli, tablicy lub kalendarza sprawnie zarządzając ich statusami.
Organizacja faktur
Przechowywanie wszystkich faktur w jednym miejscu pozwoliło uzyskać pełną kontrolę nad finansami, ich statusami i kategoriami, co pozwoliło poprawić obieg faktur wewnątrz firmy.
Obliczanie marżowości projektów
Przypisując wszystkie koszty i przychody do projektów jesteśmy w stanie precyzyjnie obliczać opłacalność projektów i mierzyć ich skuteczność
Monitoring opłaconych faktur
Wykorzystując formuły w Notion opracowaliśmy dedykowany widok do kontroli opłaconych faktur. Na podstawie określonych warunków system informuje o liczbie dni pozostałych do terminu zapłaty faktury.
Integracje
Kalendarz Google
Automatyczne tworzenie się eventów na kalendarzu Google, na podstawie danych z Notion
Slack
Integracja ze Slackiem tworzy dedykowane kanały dla nowych klientów oraz wysyła powiadomienia o nowych zgłoszeniach
Make
Wszystkie zaawansowane operacje wewnątrz Notion zostały zautomatyzowane przez make.com oszczędzając dziesiątki godzin
Mailer lite
Integracja Mailer Lite z Notion pozwoliła aktualizować dane pracowników i klientów oraz wysyłać automatyczne maile
Proces zgłaszania się animatorów
Dotychczasowy system, oparty na arkuszu Excel, generował liczne błędy i nieporozumienia w zgłaszaniu się animatorów na wydarzenia. Aby temu skutecznie zapobiec, przygotowaliśmy dla każdego animatora spersonalizowaną stronę w Notion, która zawiera:
podstawowe informacje o pracowniku,
historię wszystkich wydarzeń,
formularz zgłaszania się na eventy.
Zarządzanie zadaniami
Cudotwórnia z sukcesem wykorzystuje Notion do efektywnego zarządzania zadaniami.
Każde zadanie jest bezpośrednio przypisane do konkretnego klienta, co ułatwia monitorowanie postępu zadań. Co więcej, zadania są zorganizowane z uwgzlędnieniem daty, co pozwala na jasne określenie priorytetów i terminów.
Eliminacja Exceli
Wdrożenie Notion pozwoliło pozbyć się dziesiątek arkuszy kalkulacyjnych
Baza Wiedzy
Wszystkie procesy, checklisty i dokumenty zostały przeniesione do Notion
Finanse
Zarządzanie fakturami kosztowymi, przychodowymi i bilansem firmy
CRM
Budowa systemu CRM do obsługi bieżących zapytań sprzedażowych
Powiadomienia
Stworzenie systemu powiadomień i przypomnień (Email oraz Slack).
Kalendarz Google
Dodawanie wydarzeń do kalendarza Google na podstawie danych z Notion
Efekty
Przy 6-7 osobowym zespole osób działających w pełnym wymiarze godzin, Notion zaoszczędził nam ponad 40 godzin miesiącu. Dodatkowo poprawił komunikację w managerami i biurem księgowym - wszyscy mają dostępy do dedykowanych widoków i mogą sprawdzać ważne dla nich dane bez konieczności angażowania osób zarządzających firmą!
Michał Kucharski
kontakt
Zobacz jak taki projekt mógłby wyglądać w Twojej firmie
Gotów do omówienia potencjalnego projektu? Uzupełnij formularz, aby dowiedzieć się, jak mogę pomóc Ci zrealizować Twoją wizję.
Podczas krótkiej rozmowy porozmawiamy o Twojej firmie, potrzebach i tym czy Notion sprawdzi się w Twojej organizacji.
